Інструкція бізнес-адміністратора¶
Зміст:
Дана інструкція описує порядок дій користувача, що виконує роль бізнес-адміністратора, на платформі DOCflow для виконання налаштувань, які є передумовою обміну комплектами документів.
1 Терміни та визначення¶
Компанія – юридична чи фізична особа, яка використовує систему для виконання своїх процесів. До одного акаунта можливо прив’язати декілька компаній. Документи, довідники, типи комплектів, сценарії документообігу, сценарії доступу, налаштування узгодження створюються в межах компанії і закріплюються за нею.
Сценарії документообігу (або Контракт) – форма налаштування зв’язку між партнерами, у відповідності до якої відбувається обмін комплектами документів.
Власник (ініціатор) сценарію – організація, яка виступає ініціатором процесу обміну комплектами та відправником сценарію.
Клієнт – організація-контрагент, яка виступає отримувачем сценарію.
Тип комплекта – налаштування та параметри комплекта документів для обміну (являє собою перелік обов’язкових та необов’язкових типів документів для обміну в рамках комплекта, визначає необхідність шифрування, кількість підписів власника та клієнта).
Сценарій доступу (або Маршрут) – операція визначення працівників отримувача, які будуть отримувати та обробляти комплекти документів. Сценарій доступу будується на основі переліку сценаріїв документообігу та типів комплектів, до яких буде надано доступ користувачеві.
Довідник – прикладний об’єкт системи, який дозволяє зберігати дані, що мають однакову структуру та обліковий характер. Довідниками можуть бути, наприклад, типи операцій, регіони, види бізнесу тощо.
Тип документа – спеціальний системний довідник, що містить дані за типами документів, якими виконуватиметься обмін між сторонами.
2 Авторизація¶
Для авторизації на платформі перейдіть за посиланням https://doc.edin.ua/auth та введіть свої логін = email і пароль на формі авторизації. Детальна інформація з авторизації міститься в «Інструкції з авторизації».
3 Створення / редагування компанії¶
Для створення чи редагування даних компанії перейдіть до розділу «Налаштування компанії» - «Мої компанії». В списку будуть відображені вже існуючі компанії.
3.1 Створення компанії
Для створення компанії натисніть кнопку «Створити компанію» (якщо жодна компанія ще не створена), або «Створити» (якщо потрібно додати нову компанію до переліку раніше створених):
Cтворення передбачає підтвердження компанії з «ЕЦП/КЕП». Підтвердження з «ЕЦП/КЕП» виконує автоматичне заповнення основних реєстраційних даних компанії із зчитаного електронного цифрового підпису компанії, тому вкажіть саме того користувача чиї данні будуть вказанні у данних компанії.
Для створення компанії «З ЕЦП/КЕП» попередньо завантажте і налаштуйте електронний цифровий підпис (детальніше в «Інструкції з налаштування ЕЦП»). Далі оберіть ЕЦП/КЕП з переліку зчитаних і натисніть «Створити»:
Після цього відкриється форма налаштування компанії:
При цьому відкриється форма налаштування компанії, заповнена даними з ЕЦП/КЕП. Зі зчитаного ключа береться наступна інформація: форма власності компанії, назва компанії, код ЄДРПОУ.
Зверніть увагу!
Інформація з ЕЦП/КЕП підтягується автоматично і не підлягає редагуванню.
Заповніть поля, що виділені червоним (обов’язкові параметри). Після внесення необхідних даних натисніть «Зберегти».
3.2 Підтвердження даних компанії з ЕЦП/КЕП
Якщо на момент створення компанії у користувача були відсутні ЕЦП/КЕП і компанія була створена звичайним способом, система дозволяє підтвердити внесені дані з ЕЦП/КЕП (автоматично оновити дані, внесені в форму, реєстраційними даними компанії, що містяться в електронному цифровому підписі).
Для підтвердження даних із ЕЦП/КЕП перейдіть в розділ меню «Налаштування компанії» – «Мої компанії» навігаційної панелі сервісу та оберіть потрібну компанію зі списку, натиснувши на її назву. Далі перейдіть до вкладки «Основна інформація» та натисніть кнопку «Підтвердити з ЕЦП/КЕП»:
У формі вибору ЕЦП/КЕП, що відкриється, оберіть потрібний електронний цифровий підпис і натисніть «Створити».
Зверніть увагу!
Код ЄДРПОУ підпису повинен відповідати коду ЄДРПОУ, вказаному у формі редагування компанії.
У разі успішного виконання підтвердження користувачеві буде відображене відповідне інформаційне повідомлення: «Компанія підтверджена успішно».
Зверніть увагу!
Кнопка «Підтвердити з ЕЦП/КЕП» наявна лише для компаній, створених звичайним способом.
3.3 Редагування та блокування компанії
Для редагування даних компанії перейдіть у розділ меню «Налаштування компанії» – «Мої компанії» та оберіть потрібну компанію зі списку, натиснувши на її назву. У формі, що відкриється, натисніть «Редагувати». Після чого дані за компанією будуть доступні для редагування. Для блокування компанії натисніть кнопку «Деактивувати» та підтвердіть дію у відповідному запиті системи:
Для активації компанії натисніть кнопку «Активувати» та підтвердіть дію у відповідному запиті системи.
3.4 Надання компанії статусу «Акаунт»
Акаунтом є головна компанія із групи компаній облікового запису, по якій здійснюватимуться платежі. У випадку, якщо жодну з компаній не обрано акаунтом, система автоматично призначить акаунтом компанію, що створена з ЕЦП, за умови підписаного договору з компанією-провайдером.
Для надання компанії статусу «акаунт» перейдіть в розділ меню «Особистий кабінет» – «Акаунт», заповніть основні реєстраційні данні або оберіть компанію з переліку у полі «Компанія» і натисніть «Зберегти».
Зверніть увагу!
У переліку будуть відображені лише компанії з типом створення «З ЕЦП/КЕП» та підписаним договором.
Форма «Акаунт» складається з декількох блоків даних. Поля, заповнені з ЕЦП («Назва», «ЄДРПОУ», т.д) не підлягають редагуванню.
Реєстраційні дані – заповнюється автоматично даними компанії, що обрана акаунтом
Адреса
Банківські реквізити – заповнюється автоматично даними компанії, що обрана акаунтом
Контакті дані
Зверніть увагу!
Заблокувати чи змінити компанію-акаунт після збереження данних неможливо. У переліку компаній (меню «Налаштування компанії» – «Мої компанії») напроти компанії із статусом «Акаунт» відсутній перемикач «активувати – деактивувати».
4 Налаштування довідників компанії¶
Для керування довідниками оберіть компанію зі списку в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії». У формі редагування компанії перейдіть до вкладки «Довідники», де у формі списку будуть відображені довідники, вже закріплені за компанією. Для пошуку необхідного довідника введіть у поле пошуку 3 чи більше символів. Пошук виконується за назвою та кодом довідника.
4.1 Створення нового довідника
Для створення нового довідника натисніть кнопку «Додати». У формі створення довідника вкажіть назву та код довідника (може бути використаний для інтеграції з іншими системами). Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:
Після цього можна буде вводити значення довідника. Для додання нових значень натисніть «Додати» і заповніть поля форми, що відкриється:
Зверніть увагу!
Код значення має бути унікальним у межах довідника. При введенні неунікального значення система повідомить про помилку: «Код значення довідника вже використовується».
Для збереження значення довідника натисніть Enter чи кнопку «Зберегти».
Для редагування довідника виберіть зі списку довідників потрібний і натисніть на його назву. Для редагування назви чи коду довідника натисніть «Редагувати».
Для редагування назви значення довідника натисніть на назву значення і введіть нове значення.
В меню «Довідники» є можливість створювати ієрархічні довідники у формі деревовидного списку 1.
Натиснувши кнопку Додати у значеннях довідника, є можливість додавати «дочірні» значення в довідник; кількість рівнів підлеглих значень у довіднику необмежена.
Зверніть увагу!
При блокуванні / активації материнського значення - блокуються активуються всі його дочірні значення.
Для блокування чи розблокування значення довідника переведіть у відповідне положення перемикач блокування:
4.2 Завантаження / вивантаження в Excel значень довідників
Для спрощення процесу введення значень довідника передбачена можливість завантажити / вивантажити значення довідника з таблиці Excel:
Завантаження / вивантаження доступно для кожного рівня ієрархічного довідника окремо. Для експорту значень довідника (на платформу) натисніть «Вивантажити» та оберіть каталог на жорсткому диску ПК або змінному носії для вибору файлу розміром до 5 МБ. Для імпорту значень довідника скористайтеся кнопкою «Завантажити».
5 Створення та налаштування типів документів¶
Для налаштування доступні документи для зовнішнього (договір, акт, рахунок), та для внутрішнього (заява на відпустку, тощо) документообігу.
5.1 Налаштування типів документів компанії для зовнішнього документообігу
Для налаштування типів документів оберіть компанію зі списку в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії» перейдіть у вибрану компанію і перейдіть до вкладки «Документи». На вкладці у вигляді списку будуть відображені вже існуючі типи документів, що закріплені за компанією. Для пошуку необхідного документа введіть у поле пошуку 3 чи більше символів. Пошук виконується за назвою та кодом типу документа:
5.1.1 Створення типу документа
Для створення нового типу документа натисніть «Додати». У формі створення документа вкажіть назву (мінімум 4 символа),код і оберіть тип документа (неструктурований або структурований). Код типу документа створюється автоматичо, може бути використаний для інтеграції з іншими системами. Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:
5.1.2 Завантаження / вивантаження типів документів в Excel
Для спрощення процесу налаштування типів документів у сервісі реалізована можливість завантаження та вивантаження їх переліку в форматі Excel:
Для вивантаження переліку типів документів натисніть «В Excel» та оберіть каталог на жорсткому диску ПК чи змінному носії для збереження файлу.
Для завантаження переліку типів документів з таблиці Excel натисніть «З Excel» та оберіть підготовлений файл розміром до 5 МБ.
Зверніть увагу!
Для успішного завантаження у файлі має бути щонайменше дві колонки (назва типу документа та код типу документа), файл не повинен містити формули, формат клітинок – загальний, перший рядок використовується як заголовок.
5.1.3 Редагування типу документа
Для редагування типу документа оберіть потрібний тип документа, натиснувши на його назву. Внесіть потрібні правки у формі редагування і натисніть «Зберегти».
Для блокування чи активації типу документа в списку типів документів переведіть перемикач у відповідне положення:
Для присвоєння додаткових користувацьких атрибутів натисніть на кнопку «Поля документа»:
У формі, що відкриється, будуть відображені вже присвоєні поля. Для додання поля із списку виберіть потрібне поле і натисніть «Додати атрибут. Для видалення зв’язку з полем натисніть «Кошик».
5.1.4 Налаштування зв’язку типу документа з довідником
За допомогою кнопки «Додати зв’язок з довідником» в меню «Документи» створюється зв’язок довідника з документом.
При натисканні на кнопку з’явиться форма зі списком доступних довідників для компанії. Після вибору довідника натисніть кнопку Зберегти.
До одного типу документа можна прив’язати один довідник; 1 довідник можна прив’язати до декількох документів; прив’язка здійснюється тільки до активних довідників.
Можливо редагувати довідники, прив’язані до типу документа, в комплекті. Довідники доступні до редагування тільки на стороні відправника комплекта і тільки до відправки комплекта (в статусі «Чернетка»).
5.2 Налаштування типів документів компанії для внутрішнього документообігу
Внутрішній документообіг компанії необхідний для узгодження внутрішніх документів у рамках однієї компанії - наприклад, коли потрібно узгодити зміну тарифу чи розмір знижки для контрагента, або коли заява на відпустку потребує узгодження.
Для налаштування типів документів оберіть компанію зі списку в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії», перейдіть у вибрану компанію і перейдіть до вкладки «Внутрішні документи компанії».
Для створення нового типу документа натисніть «Додати». У формі створення документа вкажіть назву, код і оберіть тип документа (неструктурований, або структурований). Форма аналогічна формі створення типу зовнішнього документа.
Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».
Для спрощення процесу налаштування типів документів у сервісі реалізована можливість завантаження та вивантаження їх переліку в форматі Excel.
Для вивантаження переліку типів документів натисніть «В Excel» та оберіть каталог на жорсткому диску ПК чи змінному носії для збереження файлу.
Для завантаження переліку типів документів з таблиці Excel натисніть «З Excel» та оберіть підготовлений файл.
5.3 Відображення штамп ЕЦП у листі підписання
Для відображення інформації про підпис у документі PDF при скачуванні архіва, необхідно відкрити доступ провайдеру до документа. Щоб відкрити доступ провайдеру до зовнішнього або внутрішнього документа, натисніть відповідну кнопку навпроти документу - Відображати штамп ЕЦП.
Підтвердіть дозвіл на доступ до вмісту:
Аналогічні дії проведіть у розділі «Внутрішні документи компанії».
У документах з відкритим доступом та у форматі PDF відтепер буде відображено візуалізацію ЕЦП у листі підписання при скачуванні архіва.
Зверніть увагу!
Відмінити надання доступу до документу неможливо.
6 Налаштування додаткових атрибутів¶
Для налаштування додаткових атрибутів оберіть компанію зі списку в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії». На формі редагування перейдіть до вкладки «Додаткові атрибути», де будуть відображені вже існуючі атрибути. Для пошуку необхідного атрибуту введіть у поле пошуку 3 чи більше символів. Пошук виконується за назвою та описом поля:
6.1 Створення користувацького поля
Для створення нового поля натисніть «Додати». На формі створення вкажіть назву поля, оберіть формат введення даних та введіть опис поля. Всі поля обов’язкові до заповнення. Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:
6.2 Редагування користувацького поля
Для редагування поля оберіть потрібне поле в списку полів і натисніть на його назву. Внесіть необхідні правки у формі редагування і натисніть «Зберегти».
Для блокування чи активації поля переведіть перемикач у відповідне положення:
7 Налаштування Доступу до комплектів¶
Доступ до комплектів визначає перелік сценаріїв документообігу і типів комплектів, до яких буде надано доступ користувачеві. Сценарій доступу є прикріпленим до компанії. Для налаштування сценарію доступу перейдіть у розділ «Налаштування доступу» –> «Доступ до комплектів».
У розділі відображаються всі створені сценарії доступів. Для зручності реалізовано фільтр пошуку сценаріїв за компанією, до якої прикріплений сценарій доступу, за статусом (активний / заблокований), за назвою сценарію доступу:
Зверніть увагу!
Для користувача без ознаки «Власник акаунта» налаштування доступу є обов’язковою передумовою початку роботи.
7.1 Створення сценарію доступу
Для створення нового сценарію доступу натисніть «Створити». У формі створення обов’язково вкажіть назву і код сценарію доступу (заповниться самостійно), оберіть зі списку компанію, до якої буде прикріплений даний сценарій доступу, і визначте його напрямок (вхідний або вихідний) відносно типу комплекта. Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:
Після збереження даних з’явиться можливість працювати з вкладками «Користувачі», «Сценарій документообігу» та «Типи комплектів» для остаточного налаштування доступу.
7.1.1 Налаштування зв’язку з користувачем
Для створення зв’язку сценарій доступу — користувач перейдіть до вкладки «Користувачі» форми редагування маршруту, оберіть користувача з випадаючого списку і натисніть «Додати користувача». Кількість користувачів не обмежується:
Для розірвання зв’язку «сценарій доступу — користувач» натисніть кнопку «Кошик».
7.1.2 Налаштування доступу до Сценарію документообігу
Для додання Сценарію документообігу в Сценарій доступу користувача, перейдіть до вкладки «Сценарій документообігу» форми редагування поруч і натисніть «Додати»:
У формі, що відкриється, оберіть потрібний сценарій документообігу зі списку і натисніть «Підтвердити». У полі вибору сценарію документообігу реалізовано пошук за назвою сценарію:
Для зручності реалізована можливість обрати всі сценарії. Для цього встановіть відмітку «Всі сценарії документообігу» та підтвердіть дію у відповідному запиті системи:
Користувачеві буде надано доступ до всіх сценаріїв документообігу, наявних на момент налаштування данного сценарію доступу, та всіх нових сценаріїв документообігу по мірі їх укладення.
Для обмеження доступу користувача до сценарію документообігу, встановіть відмітку напроти потрібного і натисніть «Видалити».
Для обмеження доступу до всіх сценаріїв документообігу зніміть відмітку «Всі сценарії документообігу» та підтвердіть дію у відповідному запиті системи.
7.1.3 Налаштування доступу до типів комплектів
Для додання типів комплектів у сценарій доступу користувача, перейдіть до вкладки «Типи комплектів» на формі редагування і натисніть «Додати»:
У вікні, що відкриється, оберіть у відповідному полі компанію з випадаючого списку.
Після вибору компанії стане доступним поле для вибору типу комплекта за обраною компанією та активується кнопка «Додати».
Також для зручності реалізована можливість відкрити користувачеві доступ до всіх типів комплектів, встановивши відмітку «Всі типи комплектів».
Підтвердіть дію у відповідному запиті системи, натиснувши «Так». Користувачеві буде надано доступ до всіх типів комплектів.
Для обмеження доступу користувача до типу комплекта відмітьте потрібний тип у списку і натисніть «Видалити».
Для видалення доступу до всіх типів комплектів зніміть відмітку «Всі типи комплектів» і підтвердіть дію у відповідному запиті системи:
7.2 Блокування сценарію доступу
Для блокування сценарію доступу переведіть перемикач у відповідну позицію напроти потрібного сценарію доступу в списку «Налаштування доступу» – «Доступ до комплектів». Сценарію доступу буде надано статус «Заблокований»:
8 Налаштування типу комплекта¶
Для налаштування типу комплекта перейдіть до розділу «Налаштування компанії» - «Налаштування комплектів документів». У розділі будуть відображені вже існуючі типи комплектів. Система фільтрів дозволяє здійснювати пошук типу комплекта за його назвою, за компанією, до якої прикріплений комплект, за статусом типу комплекта:
8.1 Створення типу комплекта
Для створення типу комплекта натисніть «Створити». У формі створення введіть назву та код типу комплекта, а також оберіть компанію, до якої буде прикріплений тип комплекта. Всі поля є обов’язковими для заповнення. Чекбокс Автообробка комплекта - під «автообробкою» мається на увазі автоматичне прийняття або відхилення комплекта, якщо всі документи в ньому з відповідним статусом (Прийнято/Відхилено).
Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:
Після цього з’явиться можливість налаштувати для типу комплекта документи, довідники і користувацькі поля у відповідних вкладках:
Після збереження типу комплекта буде надано статусу «Чернетка».
Зверніть увагу!
Типи комплекта у статусі «Чернетка» не відображаються у списку доступних при створенні комплекта. Для того, щоб тип комплекта став доступним для вибору, його потрібно активувати.
Зверніть увагу!
Активувати можна лише той тип комплекта, що містить хоча б один доданий тип документа (вкладка «Документи»).
8.2 Редагування типу комплекта
Для редагування типу комплекта оберіть потрібний комплект у списку і натисніть на його назву. Далі натисніть кнопку «Редагувати» і внесіть необхідні зміни. При редагуванні є можливість змінити назву та код типу комплекта, додати чи видалити зв’язки с типами документів, довідниками, користувацькими полями.
Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».
При редагуванні автоматично створюється нова версія типу комплекта в статусі «Чернетка». Для активації нової відредагованої версії натисніть «Активувати»:
При цьому попередня активна версія типу комплекта набуде статусу «Архів».
Для перегляду всіх версій типу комплекта натисніть кнопку «Показати всі версії» у формі редагування / перегляду типу комплекта:
Відкриється перелік усіх версій типу комплекта:
Для блокування чи активації типу комплекта в списку переведіть перемикач у відповідне положення.
8.3 Керування зв’язком з типами документів
Для керування зв’язком комплекта з типами документів перейдіть до вкладки «Документи» на формі редагування типу комплекта. На вкладці будуть відображені вже прикріплені типи документів з вказаними параметрами. Для створення нового зв’язку натисніть кнопку «Додати зв’язок з документом».
На формі редагування виберіть тип документа, визначте кількість необхідних ЕЦП з боку ініціатора та клієнта, встановіть ознаки обов’язковості та шифрування, за необхідності встановіть відмітку «Довкладення отримувача» та вкажіть допустиму кількість файлів (максимальне значення 10).
Зверніть увагу!
Якщо «Довкладення отримувача» позначене як обов’язкове, документ має бути завантажений на стороні отримувача комплекта. Також неможливо буде відмітити ознаку «Документ дозволений для редагування партнером» (і навпаки, при дозволі редагування неможливо використовувати довкладення).
Документ можна позначити як такий, що дозволено редагувати партнером, якщо вибраний у налаштуваннях документ зовнішній, структурований і не стоїть відмітка «Довкладення отримувача». Детальніше про редагування документів партнером у розділі Копіювання комплекту с документами, позначеними для редагування .
Налаштування правил роботи з документом збережуться до скопійованого комплекту.
Ви можете вказати термін підписання документа отримувачем у днях - якщо контрагент не обробить документ до закінчення терміну, підписати документ та комплект стане неможливо!
При відміченні документа як дозволеного для редагування, налаштування правил роботи, у тому числі термін підписання зберігається!
Для редагування даних натисніть кнопку «Олівець» напроти потрібного типу документа та внесіть необхідні зміни на формі редагування.
Зверніть увагу!
Зміна назви документа при редагуванні призведе до створення нового зв’язку.
Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».
Для розірвання зв’язку з типом документа натисніть кнопку «Кошик».
8.4 Керування зв’язком із довідниками
Для керування зв’язком із довідниками перейдіть до вкладки «Довідники» на формі редагування типу комплекта.
Для створення нового зв’язку довідника з типом комплекту натисніть «Додати». На формі редагування виберіть довідник зі списку, вкажіть тип заповнення («Заповнює клієнт», «Заповнює ініціатор», «Заповнюють обидва») та визначте ознаку обов’язковості:
На вкладці будуть відображені вже прикріплені довідники із вказаними параметрами:
Для редагування даних натисніть кнопку «Олівець». У формі, що відкриється, є можливість вибрати новий довідник, змінити тип заповнення та встановити чи зняти ознаку обов’язковості. Для збереження внесених змін натисніть «Зберегти».
Зверніть увагу!
Зміна назви довідника при редагуванні призведе до створення нового зв’язку.
Для розірвання зв’язку з довідником натисніть кнопку «Кошик».
8.5 Керування зв’язком з додатковими атрибутами
Для керування зв’язком з користувацькими полями перейдіть до вкладки «Додаткові атрибути» на формі редагування типу комплекта. На формі будуть відображені вже прикріплені поля з вказаними параметрами:
Для створення нового зв’язку натисніть «Додати зв’язок». На формі редагування виберіть поле, визначте тип заповнення поля («Заповнює ініціатор», «Заповнює клієнт», «Заповнюють обидва»), встановіть ознаку обов’язковості. Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».
Для редагування даних натисніть кнопку «Олівець» напроти потрібного поля у списку. У формі, що відкриється, внесіть необхідні зміни і натисніть «Зберегти».
Зверніть увагу!
Зміна назви поля при редагуванні призведе до створення нового зв’язку.
Для розірвання зв’язку з полем натисніть кнопку «Кошик».
9 Налаштування зв’язку з контрагентами (Сценарій документообігу)¶
Сценарій документообігу – форма зв’язку між партнерами, у відповідності до якої відбувається обмін комплектами документів
Власник Сценарію документообігу – організація (юридична особа), що ініціює процес обміну комплектами та є відправником Сценарію документообігу
Клієнт – організація-контрагент, що є отримувачем Сценарію документообігу
Тип комплекта – налаштування та параметри комплекта документів для обміну (перелік обов’язкових та необов’язкових типів документів у рамках комплекта, ознака шифрування, кількість підписів відправника комплекта та отримувача).
На рівні Сценарію документообігу визначається перелік вхідних та вихідних (по відношенню до власника сценарію) типів комплектів. Сценаріі документообігу зберігаються у розділі «Контрагенти» - «Сценарії документообігу» меню навігаційної панелі сервісу. Розділ складається з папок:
Вхідні з переліком отриманих від контрагентів Сценаріїв документообігу
Вихідні з переліком відправлених контрагентам Сценаріїв документообігу
Чернетки з переліком створених Сценаріїв документообігу на етапі їх заповнення / налаштування (до моменту відправки)
9.1 Налаштування шаблона запрошень до документообігу
Для налаштування шаблона сценарію документообігу перейдіть до розділу «Контрагенти» - «Шаблони запрошень» навігаційної панелі сервісу. У розділі будуть відображені всі створені шаблони. Система фільтрів дозволяє виконувати пошук за назвою шаблона та назвою компанії-власника сценарію документообігу (у вигляді випадаючого списку).
Для видалення шаблона поставте відмітку напроти потрібного шаблона і натисніть кнопку «Кошик». Також реалізована можливість масового видалення шаблонів. Для масового видалення необхідно відмітити потрібний шаблон та натиснути кнопку «Видалити».
Для створення нового шаблона натисніть «Створити»:
У формі, що відкриється, заповніть поля і натисніть «Створити»:
Порядок заповнення полів:
Назва – обов’язкове поле, допускається внесення літер, цифр та спеціальних символів; призначене для заповнення назви шаблона; якщо не задано інакше, внесене значення використовуватиметься як назва сценарію документообігу, створеного на основі даного шаблона
Номер – поле, призначене для внесення номеру шаблона, допускається внесення літер, цифр та спеціальних символів; якщо не задано інакше, внесене значення використовуватиметься як номер сценарію документообігу
Дата укладання - поле, що містить дату підписання сценарію документообігу
Дата закінчення дії – поле, що містить дату закінчення дії сценарію документообігу
Ініціатор – поле містить випадаючий список компаній, доступних користувачеві відповідно до налаштувань ролі
Дод. інформація – поле, не обов’язкове до заповнення.
Після збереження, форма налаштування шаблона відкривається з автоматично заповненими полями «Назва», «Номер», «Дата укладання» та «Дата закінчення» сценарію документообігу із додатковими вкладками для налаштування зв’язку з довідниками і типами комплектів.
У разі необхідності змінити автоматично заповнені дані натисніть «Редагувати», внесіть потрібні правки і натисніть «Зберегти».
Для налаштування переліку вхідних та вихідних (по відношенню до власника) типів комплектів перейдіть до вкладки «Типи комплектів». Вкладка містить два розділи:
Вихідні із переліком типів комплектів, доступних для відправлення власнику (ініціатору) сценарію документообігу
Вхідні із переліком типів комплектів, доступних для відправлення клієнту
Для видалення типу комплекта з переліку натисніть кнопку «Кошик».
Для додання типу комплекта до переліку доступних (вхідних або вихідних) натисніть «Додати». При цьому відкриється форма зі списком доступних типів комплектів, що прикріплені до компанії-власника сценарію документообігу (перелік типів комплектів налаштовується у розділі «Налаштування компанії» – «Типи комплектів»):
Після вибору типу комплекта для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».
Для зручності реалізована можливість додати в шаблон всі типи комплектів, прикріплені до компанії-власника сценарію документообігу, шляхом встановлення відмітки «Всі комплекти». Після встановлення відмітки «Всі комплекти» в обраному розділі («Вхідні» або «Вихідні») підтвердіть дію у відповідному запиті системи.
Для налаштування зв’язку з довідниками перейдіть до вкладки «Довідники», де зберігається перелік прикріплених до шаблона довідників та їх значень.
Для видалення зв’язку встановіть відмітку напроти потрібного запису і натисніть кнопку «Кошик».
Для формування нового зв’язку натисніть «Додати»:
При цьому відкриється форма із переліком доступних активних довідників, що пов’язані з компанією-власником Сценарію документообігу (перелік довідників заповнюється у розділі «Налаштування компанії» – «Мої компанії» – «Довідники»).
Після вибору довідника виберіть значення довідника і натисніть «Зберегти» для збереження внесених даних.
Для зміни значення необхідно спочатку видалити зв’язок з довідником, а потім додати новий із новим значенням.
Для пошуку довідника чи значення довідника введіть декілька початкових символів у пошукове поле.
9.2 Створення та відправка Сценарій документообігу
Для створення Сценарію документообігу перейдіть до розділу «Контрагенти» - «Сценарії документообігу» та натисніть кнопку «Створити»:
При цьому відкриється форма створення / редагування Сценарій документообігу з переліком обов’язкових для заповнення полів:
Назва та номер (допускається внесення літер, цифр та спеціальних символів)
Дата укладання та дата закінчення дії (поля містять календар для зручності внесення дат)
Контрагент (поле для вибору компанії-контрагента, якій буде відправлено Сценарій документообігу на розгляд). В межах поля реалізований пошук за кодом ЄДРПОУ та назвою (для старту пошуку введіть будь-який символ)
Мої компанії (поле для вибору однієї з компаній користувача, від імені якої буде відправлений Сценарій документообігу). В межах поля реалізований пошук за кодом ЄДРПОУ та назвою (для старту пошуку введіть будь-який символ)
Після заповнення обов’язкових полів натисніть «Створити». Сценарій документообігу буде збережений у статусі «Чернетка» і відкриються додаткові вкладки («Типи комплектів» та «Довідники») для остаточного налаштування Сценарію документообігу:
Далі налаштуйте зв’язок з Типами комплектів та Довідниками аналогічно як у шаблоні Сценарію документообігу.
9.2.1 Відправлення Сценарію документообігу
Для відправлення сценарію документообігу перейдіть до папки «Чернетки» розділу «сценарії документообігу», оберіть потрібний сценарій зі списку, натиснувши на його назву, і натисніть «Надіслати» у формі редагування:
Для масової відправки сценаріїв документообігу встановіть відмітки напроти потрібних сценаріїв і натисніть «Надіслати»:
Для відправки шаблону сценарію документообігу перейдіть до меню «Контрагенти» - «Шаблони запрошень», оберіть потрібний шаблон та натисніть кнопку «Надіслати»:
Наступним кроком необхідно обрати контрагентів-отримувачів та натиснути кнопку «Надіслати»:
Після обробки сценарію документообігу контрагентом, йому буде надано статус «Прийнятий» чи «Відхилений». Прийнятий сценарій можливо розірвати за допомогою відповідної кнопки у редагуванні вихідних сценаріїв:
Для швидкого пошуку необхідного Сценарію документообігу у розділі реалізовано фільтр.
Пошук виконується за наступними атрибутами:
Назва та номер (для пошуку вкажіть хоча б один символ із назви / номера Сценарію документообігу)
Клієнт (пошук можливий за кодом ЄДРПОУ і назвою)
Ініціатор (пошук можливий за кодом ЄДРПОУ і назвою)
Статус (поле містить системний перелік статусів у відповідності до обраної папки)
Термін дії із можливістю вибрати дату дії Сценарію документообігу:
Для одночасного видалення всіх внесених в налаштування фільтра значень скористайтеся кнопкою «Скинути».
9.3 Запрошення контрагентів
Контрагент - організація (юридична особа), одна зі сторін у процесі обміну сценаріїв документообігу (власник або клієнт) та комплектами (відправник або отримувач).
Розділ «Мої контрагенти» містить перелік контрагентів користувача і призначений для відправлення запрошень до співпраці новим контрагентам.
Система фільтрів дозволяє здійснювати пошук контрагента за назвою та кодом ЄДРПОУ. Для старту пошуку достатньо ввести у пошукове поле початкові символи назви чи коду. В окремому полі реалізована можливість відфільтрувати контрагентів за ознакою реєстрації на платформі: всі /зареєстровані / незареєстровані. Перевірка реєстрації здійснюється за кодом ЄДРПОУ.
Інформація щодо контрагентів відображається на стартовій сторінці розділу у вигляді таблиці із наступними колонками:
Код ЄДРПОУ
Назва компанії
ПІБ контактної особи
Email контактної особи
Номер телефону
Ознака реєстрації на платформі — візуалізація у вигляді іконок
Статус — поле містить інформацію щодо контрагента («Новий» при доданні контрагента вручну кнопкою «Додати контрагента») і дату відправлення запрошення
Статус запрошення — відображає статус запрошення після обробки контрагентом, можливі значення: «Прийнято», «Розірвано», «Відхилено»
Для додання контрагента до переліку робочих контактів натисніть «Додати контрагента»:
У формі, що відкриється, заповніть поля «Код ЄДРПОУ», «Назва компанії», «ПІБ контактної особи», «Email контактної особи», «Номер телефону», «Коментар» і натисніть «Зберегти».
Зверніть увагу!
Кнопка «Зберегти» активується тільки після заповнення обов’язкових полів (виділені червоним).
Для прискорення процесу внесення нових контрагентів реалізована можливість завантажити список контрагентів з Excel (кнопка «Завантажити з Excel» 2). Для зручності заповнення реалізовано шаблон Excel (кнопка «Завантажити шаблон» 1).
Для відправлення запрошення оберіть потрібного контрагента зі списку, поставивши відмітку у чекбоксі, і натисніть на кнопку «Відправити запрошення»:
Відкриється форма, що містить перелік підготовлених шаблонів (налаштовуються і зберігаються у розділі «Контрагенти» - «Шаблони запрошень»).
Для вибору шаблона введіть початкові символи назви шаблона у поле пошуку і оберіть потрібний варіант. Для відправлення натисніть «Надіслати запрошення».
Зверніть увагу!
За один раз можна відправити лише одне запрошення (багатьом контрагентам). Для масової відправки шаблонів контрагенту(-там) перейдіть у розділ «Контрагенти» - «Шаблони запрошень».
Після натискання кнопки «Відправити запрошення» на підставі обраного шаблона будуть створені контракти і відправлені усім вибраним контрагентам. При цьому у колонці «Статус» на стартовій сторінці розділу «Мої контрагенти» з’явиться відповідне повідомлення.
Якщо контрагент не зареєстрований на платформі EDIN-DOCflow, у разі відправлення запрошення йому на пошту надійде лист із посиланням для реєстрації. Відправник листа - noreply@edin.ua, тема – «До уваги партнерів компанії N». В цьому випадку контрагентові необхідно перейти за посиланням для реєстрації на платформі, використовуючи свій ЕЦП/КЕП. При цьому, в рамках політики безпеки виконується перевірка ідентичності коду ЄДРПОУ компанії із запрошення та коду ЄДРПОУ ключа. Після успішної реєстрації, на основі даних з ЕЦП/КЕП контрагента буде створена компанія, а запрошення автоматично набуде статусу «Прийнято».
10 Обробка вхідних сценаріїв документообігу¶
Під обробкою мається на увазі надання вхідному сценарію документообігу статусу «Прийнятий» або «Відхилений». Для обробки сценарію документообігу, що надійшов від контрагента, перейдіть до розділу «Контрагенти» - «Сценарії документообігу» та зайдіть у папку «Вхідні». В папці списком будуть відображені всі сценарії документообігу, надіслані партнерами. Необроблені сценарії документообігу будуть відображені зі статусом «Новий».
Для пошуку необхідного сценарію документообігу у розділі реалізовано фільтр із можливістю пошуку за назвою і номером, за назвою і кодом ЄДРПОУ компанії-ініціатора і клієнта, за статусом і терміном дії сценарію документообігу.
Для обробки обраного сценарію документообігу натисніть на його назву, після чого відкриється форма обробки з можливістю «Прийняти» або «Відхилити» сценарій.
На вкладці «Типи комплектів» відображається перелік вихідних та вхідних (підпапки «Вихідні» та «Вхідні» відповідно) типів комплектів, налаштованих власником (ініціатором) сценарію документообігу для обміну в межах даного сценарію. Натиснувши на назву типу комплекта, можна переглянути правила роботи с документами для даного типу комплекта:
Відображення розділу «Типи комплектів» у випадку, якщо власник встановив відмітку «Всі комплекти»:
При обробці нового сценарію документообігу реалізована можливість налаштувати зв’язок з довідниками. Для цього перейдіть на вкладку «Довідники» і натисніть «Додати». У формі, що відкриється, оберіть з випадаючого списку довідник і значення і натисніть «Зберегти». У списку для вибору будуть доступні довідники, додані в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії» - «Довідники».
11 Білінг¶
Для перегляду інформації по транзакціях, що відбулися за компаніями акаунта, перейдіть до розділу «Особистий кабінет» - «Білінг»:
Транзакції відображаються списком із виведенням наступної інформації:
Відправник — назва і код ЄДРПОУ компанії-відправника
Отримувач — назва і код ЄДРПОУ компанії-отримувача
Дата транзакції
Тип транзакції — відправлення документа чи довкладення отримувача
Напрямок — вхідна / вихідна
Ознака тарифікації
Номер комплекта — у вигляді посилання із можливістю перейти до перегляду комплекта
Система фільтрів дозволяє здійснювати пошук транзакцій за наступними параметрами:
Компанія — вибір із випадаючого списку, де відображені всі компанії акаунта
Тип транзакції — відправлення документа чи довкладення отримувача
Період — обирається помісячно
Напрямок
Реалізована можливість відфільтрувати транзакції за ознакою вхідна / вихідна / тарифікована. До тарифікованих транзакцій належать відправлення документа і довкладення отримувача. Тарифікація транзакцій відбувається згідно з обраним тарифним планом (налаштування в розділі «Особистий кабінет» - «Рахунки»).
12 Рахунки та акти¶
Для перегляду інформації по рахунках перейдіть до розділу «Особистий кабінет» - «Рахунки та акти». У розділі у вигляді таблиці будуть відображені всі рахунки та акти по компаніях акаунта із виведенням наступної інформації:
Номер рахунку
Дата здійснення рахунку
Сума рахунку
Період оплати
При цьому несплачені рахунки будуть розміщені на початку списку і підсвічені червоним, сплачені підсвічуватимуться зеленим.
У таблиці напроти рахунку реалізована можливість скачати рахунок і акт (за наявності).
Можливо скачати рахунок або акт як PDF файл, при натисканні на відповідні іконки «Завантажити рахунок» і «Завантажити акт». При наведені курсора на іконку з’явиться спливна підказка.
Система фільтрів дозволяє здійснювати пошук за наступними атрибутами:
Номер рахунку
Статус (сплачений / несплачений)
Дата рахунку
Дата оплати
Дата акту
Наявність акту
Узгодження
13 Групи для узгодження¶
Групи користувачів необхідні для налаштування процесу узгодження. Інформація за групами користувачів доступна в розділі «Налаштування доступу» - «Групи для узгодження», де відображаються всі створені групи із можливістю фільтрації за компанією.
Для створення нової групи натисніть «Створити»:
У формі, що відкриється, введіть назву групи, оберіть з випадаючого списку компанію, у межах якої створено групу, після вибору компанії стане доступно поле для додавання користувачів. За потреби додайте коментар:
У списку для вибору будуть доступні всі користувачі, що закріплені за компанією. Для видалення користувача із групи натисніть позначку «хрестик» біля імені користувача.
Для редагування даних групи оберіть потрібну групу в переліку відображених у розділі і натисніть на її назву. У формі, що відкриється, натисніть «Редагувати», внесіть необхідні зміни і натисніть «Зберегти».
Для видалення групи натисніть кнопку «Кошик» біля назви групи.
14 Маршрути узгодження¶
Застосовується до документів у вихідних комплектах. Для кожного типу документа процес узгодження налаштовується окремо.
Зверніть увагу!
Для створення маршруту узгодження, спочатку необхідно створити групу для узгодження з учасниками узгодження.
Для налаштування правил і послідовності процесу узгодження перейдіть до розділу «Налаштування узгодження» - «Узгодження». В розділі у вигляді списку будуть відображені вже створені процеси узгодження по всіх компаніях, доступних користувачеві за маршрутом і роллю.
Для додання нового маршруту узгодження натисніть «Створити».
У формі, що відкриється, введіть назву процесу узгодження і оберіть компанію, в межах якої налаштовується узгодження. Після збереження даних (кнопка «Зберегти») для роботи стануть доступні вкладки «Крок» і «Тип документа»:
Для створення кроку узгодження натисніть «Додати крок узгодження» і заповніть форму налаштувань.
Номер кроку узгодження — заповнюється автоматично
Пріоритет — виставляється користувачем і визначає черговість виконання кроків; чим більше значення, тим вищий пріоритет
Група виконавців — визначає групу осіб, що виконуватимуть завдання; в полі реалізований вибір із випадаючого списку; список груп налаштовується в розділі «Налаштування узгодження» - «Групи», обмеження на додання груп - 5
Завдання — визначає тип завдання для виконання: узгодження (надання статусу «Погоджено» або «Відхилено»), підписання, повідомлення (надання статусу «Ознайомлений»)
Тип виконання — визначає кількість задіяних користувачів, варіанти вибору «до виконання всією групою» (кожен із учасників групи має виконати дію, визначену в полі «Завдання»), «до виконання одним із групи» (достатньо, аби дію виконав один із учасників групи). При наданні типу документа статусу «Відхилено» кимось із учасників групи документ вибуває з процесу узгодження, а завдання автоматично анулюється. При цьому обов’язково зазначається причина відхилення.
Термін виконання — визначає термін виконання у днях.
Для редагування існуючого кроку узгодження натисніть кнопку «Олівець», внесіть необхідні зміни у форму налаштувань і натисніть «Зберегти». Для видалення кроку натисніть кнопку «Кошик».
Для додання типів документів до процесу узгодження перейдіть до вкладки «Тип документа». На вкладці у вигляді списку будуть відображені типи документів для узгодження за обраною компанією.
Для додання типів документів до процесу узгодження натисніть «Додати».
Відкриється форма з автоматично заповненим полем «Компанія» (відповідно до назви компанії, вказаної при створенні узгодження) і можливістю вибрати тип документа.
При додаванні типу документа на формі редагування налаштування узгодження, якщо до типу документа прив’язаний довідник - відобразиться поле для вибору значення цього довідника; Якщо довідник не містить значеннь - поле не відображається.
При виборі значення, яке містить «дочірні» значення, поля для вибору дочірніх значень виводяться аж до фінального «підлеглого» значення. Інформація по обраних значеннях довідника по типу документа відображається в списку прив’язаних до налаштування узгодження документів.
Довідники обов’язково заповнювати до фінального дочірнього значення. Довідники доступні до редагування тільки на стороні відправника комплекта.
Зверніть увагу!
У списку будуть відображені всі типи документів, закріплені за обраною компанією.
На етапі відправлення комплекта із документами, що потребують узгодження, замість кнопки «Відправити» відображатиметься кнопка «Відправити на узгодження»:
Відправити комплект із документами, для яких процес узгодження не завершено, неможливо.
15 Аналітика¶
Розділ у якому можливо створити звіт про документообіг, відображається тільки користувачам з ввімкненими ролями на даний розділ (меню «Налаштування доступу» → «Ролі» → «Розділи»).
Розділ дозволяє «Створити звіт» по зовнішньому документообігу за обраний період часу по одній з «своїх» компаній (також можливо вибрати контрагента), а також звіт по завданням, де потрібно вказати компанію та користувача, а також тип та статус завдання.
В меню відображається: Період звіту, Мої компанії, Контрагенти, Дата і час створення звіту, кнопка «Завантажити» або статусний значок «звіт створюється», що означає «Звіт створюється, очікуйте повідомлення на електронну пошту».
Період часу вказується з календаря (мінімальне значення 1 день, максимальне - 31 день), «Компанія» вибирається з усіх (активних і заблокованих) компаній аккаунта, а «Контрагент» зі списку власників та клієнтів з контрактів. Вибірка формується за датою відправлення документу (а не створення), тобто для документів зі статусом відмінним від статусу Чернетка.
Під час формування звіту буде відсутня кнопка для скачування та відображатиметься відповідний значок, що йде процес формування звіту:
За фактом створення звіту буде надіслано повідомлення на Email адресу поточного користувача, також з’явиться кнопка для скачування навпроти відповідного запису з періодом звіту. Посилання на скачування звіту доступне 31 день, для скачування необхідно пройти авторизацію. Звіт доступний для скачування в форматі Excel (* .xls).
16 Вибір тарифного плану¶
Ви можете самостійно ознайомитися з доступними тарифними планами, вибрати підходящий саме для ваших цілей тариф та навіть сформувати ранунок на певний період.
Для цього перейдіть у розділ «Особистий кабінет» – «Тарифні групи», де ви можете ознайомитися з тарифними планами та дізнатися про переваги кожного:
Натисніть на кнопку «Детальніше» для ознайомлення з умовами тарифікації, який функціонал буде доступний після підключення тарифу, а також можливість створити рахунок:
Після натискання на кнопку Створити рахунок, відкривається вікно у якому можливо обрати період дії тарифу, а також встановити ознаку автопролонгації - тобто можливість автоматично формувати рахунок щомісяця:
Після вибору періоду, натисніть «Створити рахунок» знову - автоматично створится рахунок та відкриється вікно перегляду рахунків та актів:
Якщо ви не впевнені який тарифний план підходить саме для вашого бізнесу, ви можете лишити запит на консультацію - натисніть «Замовити консультацію» та лишіть свої контактні дані:
- 1
Ієрархічні деревовидні довідники — це багаторівневий деревовидний список з головними - материнськими, та підлеглими - дочірніми значеннями, що розкриваються послідовно.
Служба Технічної Підтримки¶
edin.ua
+38 (044) 359-01-12